השוואת משרדי הנהלת חשבונות מומלצים + מדריך מקיף איך לבחור [2024]

הטיפול בנושאים הכספיים אמור להתבצע על פי ההנחיות של משרד האוצר בנושאים האלו. לבעלי העסקים אין ברוב המקרים את הידע המקצועי ולכן הם מעבירים את הנהלת החשבונות של העסק לטיפולו שירות חיצוני של משרד הנהלת חשבונות. 

כשמדובר בעסקים חדשים, מנהלי החשבונות מעניקים הדרכה מקיפה לבעלי העסקים על מה זה הנהלת חשבונות, מה עליהם לבצע בכל חודש, כיצד להתנהל, התשלומים לרשויות ועוד. המעטפת הזו מסייעת להם מאד ולאט לאט הם יוצרים את דפוסי ההתנהלות הנכונים.

העסקים מעבירים אל הנהלת חשבונות חיצונית את המסמכים הרלוונטיים וגם ממשקים באמצעות המייל. כמו לדוגמה:

• קובץ נתוני ההכנסות מתוכנות דיגיטליות שבאמצעותן העסקים מפיקים חשבוניות מס, חשבוניות קבלה וקבלות. מנהלת החשבונות קולטת בדרך זו באופן אוטומטי את כל נתוני ההכנסות. 
• חשבוניות מקור שהתקבלו מספקים כמו ספק מחשבים, טכנאי שירות, רכישה של חומרי גלם, דלק, מוסך, תשלומי ביטוח לרכב, רכישה של מכונה למפעל, תשלומי עמלות וריביות לבנק ולחברות האשראי, מסמכי יבוא ויצוא, שכר דירה ועוד. 
• נתונים לצורך הכנת השכר של כל עובד על פי ההסכם האישי שלו ובהתאם לסך שעות העבודה שלו בחודש החולף.

הבחירה של אופציית שירותי הנהלת חשבונות היא חשובה ביותר כיוון שהיא כוללת אחריות פיננסית על כל מה שקורה בעסק. קיימת חשיבות רבה לבחירת משרד בעל מוניטין גבוה שעובדים בו מנהלי חשבונות בעלי רזומה עשיר וידע רב, אשר מעניקים שירות אדיב, מקצועי ואמין. 

לכן לפני פתיחת העסק כדאי לשוחח עם קרובי משפחה וחברים ולקבל מהם המלצות על אופציות של הנהלת חשבונות במיקור חוץ. העדיפות היא ליצור קשרים עם משרד הממוקם בקרבת העסק וכך יהיה נוח להעביר לשם את כל המסמכים מעת לעת, או לחלופין לקבל החלטה שמבצעים הכול באופן דיגיטלי ואין חשיבות למיקום הגיאוגרפי.

אחד התפקידים של שירותי הנהלת חשבונות הוא הדיווח והתשלום לרשויות המס. בעת פתיחת התיקים במע"מ ובמס הכנסה מתקבלת קביעה עם העוסק יהיה חד חודשי כלומר ידווח וישלם לרשויות בכל חודש או לחלופין הפעולות האלו תתבצענה רק אחת לחודשיים. ההבדל בין העסקים נובע מהנפח של ההכנסות שלהם, עסקים גדולים ידווחו אחת לחודש ועסקים קטנים יותר אחת לחודשיים. 

בעידן הנוכחי רוב העסקים נעזרים בחשבונית דיגיטלית. הם מפיקים חשבוניות מס כדרישת תשלום מהלקוחות ועם קבלת הכספים מהלקוחות השונים הם מפיקים קבלות או לחלופין חשבוניות מס קבלה. בתום החודש או בכל חודשיים הקובץ נסגר ויש אפשרות להעביר אותו במייל אל מנהלת החשבונות. היא קולטת את הקובץ וכך יש לה את הנתון של סך ההכנסות שיש לדווח לרשויות.

השלב הבא הוא תחשיב המע"מ. נכון לשנת 2023 המע"מ בישראל הוא בשיעור % 17. מנהלת החשבונות מחשבת מהו סך המע"מ שגבה העסק בתקופה זו וזהו הסכום שיש להעביר תיאורטית למע"מ. אם לדוגמה סך ההכנסות היה 40,000 ₪ סכום המע"מ הוא 6,800 ₪. 

לאחר מכן היא קולטת את כל ההוצאות הנובעות מחשבוניות הספקים השונים. כל חשבונית כזו ממוקמת בכרטסת הרלוונטית כמו לדוגמה ספק של מוצרי מחשוב, ספק של ציוד משרדי, של חומרי גלם וכו'. 

כיוון שבעל העסק שילם מע"מ בעת ביצוע כל התשלומים האלו, היא מחשבת את סך המע"מ ומקזזת זאת מהמע"מ שעליו לשלם בגין ההכנסות. 

דוגמה להמחשה:

סך המע"מ שיש לשלם על פי ההכנסות 6,800 ₪ .

סך המע"מ שיש לקזז על פי ההוצאות 4,200 ₪. 

סך המע"מ שיש לשלם בפועל 2,600 ₪. 

מעבר לכך בעת הדיווח יועבר גם מידע על עסקאות פטורות מע"מ שביצע העסק כמו עסקאות עם עסקים מהעיר אילת שהיא אזור סחר חופשי או פעולות של יבוא ויצוא. 

תשלומי מס הכנסה מקדמות מתבצעים על פי הקביעה של מס הכנסה בתחילת שנת הכספים על גובה אחוז המקדמות. בכל חודש מתבצע דיווח של סך ההכנסות והנגזרת מדיווח זה הוא התשלום בפועל.

דוגמה להמחשה: 

אם סך ההכנסות הוא 40,000 ₪ והעסק אמור לשלם בכל חודש מקדמות בשיעור % 5.5 . התשלום בפועל יהיה בסך 2,200 ₪. 

ברוב המקרים שיעור המקדמות יהיה קבוע לאורך כל השנה. עם זאת יש מקרים שבהם יש עלייה משמעותית או ירידה משמעותית בהכנסות ובהתאם לכך רואה החשבון יבצע שינוי בשיעור המקדמות.

בעבר משרדי הנהלת החשבונות קיבלו מהעסקים המחאות חתומות עבור התשלומים לרשויות, על פי החישוב של כל לקוח הוכנו המחאות והן הועברו עם הפנקסים לסניף הדואר. אך בשנים האחרונות הפעולות הן הרבה קלות ומתקדמות.

1. במשרדי הנהלת החשבונות החיצוניים קיים חיבור לתוכנות הישירות של רשויות המס. 
2. בהתאם לייצוג, העסקים חותמים בבנק על הוראות קבע למס הכנסה מקדמות, מס הכנסה ניכויים, מע"מ, ביטוח לאומי לעצמאים, ביטוח לאומי ניכויים על פי הקוד של כל מוסד. 
3. בכל חודש מתבצע באמצעות תוכנה זו הדיווח של כל אחד מהעסקים והתשלום בפועל יורד בחשבון הבנק בתאריך הרלוונטי. 

חברות חשבות שכר מעסיקות חשבי שכר בעלי ידע עצום בכל מה שקשור לדיני העבודה בישראל. כל בעל עסק מעביר אליהם את נתוני השכר הספציפיים של כל עובד ובהתאם לכך הם מכינים עבורו את תלוש השכר. בסיס החישוב הוא טופס 101 שממלא כל עובד בתחילת כל שנה לגבי מצבו המשפחתי הכנסות נוספות ועוד. 

בתוכנת השכר מופיעים נתונים אלה וגם נתוני ההסכם האישי על המשכורת הגלובלית או השעתית, בונוסים, נקודות זיכוי, תשלום עבור הוצאות רכב ועוד. בתום כל החישובים מעבירה חשבת השכר לעסק את המידע הממוחשב ובאמצעותו מתבצעת העברה בנקאית של הכספים לחשבון הבנק של כל אחד מהעובדים. 

חשבי השכר מחשבים גם את סך התשלומים של כל עסק למס הכנסה ולביטוח לאומי ניכויים, תשלומים לעובדים זרים, תשלומים עבור קרנות הפנסיה ועוד.

שירותי מחשוב לעסק מבצעים גם התאמות של נתוני הבנקים אצל חברות בע"מ שמנהלות הנהלת חשבונות כפולה. בשלב ראשון מנהלת החשבונות שואבת באמצעות המשקים את התנועות היום יומיות שהתרחשו בכל יום בחשבונות הבנק. לאחר מכן היא מבצעת התאמת נתונים מול פעולות שהיו אמורות להיראות בחשבון הבנק, כמו לדוגמה כספים שנכנסו מחברת האשראי, כספים מלקוחות, תשלומי שכר, תשלום לעירייה, לחברת החשמל ועוד. כל הנתונים האלו אמורים להיסגר האחד מול השני ואם זה לא קורה תבצע מנהלת החשבונות בירור על פי המקרה.

בעסקים רבים ההכנסות הן מכמה רבדים של עשייה עסקית. אם מדובר לדוגמה ברשת חנויות של ציוד משרדי, יש בכל חנות קופה רושמת לעסק ובכל סוף יום מוזרם מידע למשרד הראשי על סך ההכנסות. מעבר לכך מבצעת חברה זו מכירה ללקוחות בקמעונאות, ללקוחות קצה פרטיים, ללקוחות של אתר האינטרנט ועוד. לכן מנהלת החשבונות מקבלת מידע ממוחשב של כל המחלקות כדי לבצע את התחשיבים הנכונים.

בעלי העסקים שעובדים עם משרדי הנהלת חשבונות מודעים ליתרונות וגם לחסרונות של מהלך זה:

יתרונות

• בעלי העסק אינם מכירים את חוקי המס ולכן עדיף שיעבדו עם משרדי הנהלת חשבונות שמבצעים מהלכים אלו על פי החוק. 
• העבודה של המשרדים האלו היא מסודרת ומדויקת ולכן אין איחורים בהגשת הדיווחים ובביצוע התשלומים לרשויות.

חסרונות

• כאשר בעסק מעוניינים לבדוק נתון ספציפי כמו לדוגמה אם התקבלה חשבונית מס מספק מסוים, אם לקוח זה או אחר העביר תשלום, הם לא אחת צריכים להיות בקשר עם מנהלת החשבונות כדי לברר זאת. זאת להבדיל מהאופציה של הנהלת חשבונות in house שבה יש מנהלת חשבונות שפועלת בתוך העסק וכך קל הרבה יותר לראות את המידע on line . 
• יש צורך בהעברת נתוני השכר בכל חודש ואת הנתונים של ההכנסות ושל ההוצאות אחת לחודש או אחת לחודשיים.