השוואת חברות ציוד משרדי מומלצות + מדריך מקיף איך לבחור [2024]

הדרך המיטבית היא לעבור על ההיצע של חנות ציוד משרדי ולבצע השוואה של עלויות כשמדובר בפריטים זהים. באמצעות השוואת המחירים אפשר לבחור ספק ציוד משרדי שהוא הזול ביותר. מעבר לכך חשוב לעבוד עם ספק שהוא אמין וקיבלתם עליו המלצות מקולגות על כך שנעים לעבוד אתו, שהוא מוצרים שהם בטיב מעולה, שהוא עומד בלוחות הזמנים והמחירים המוצעים על ידו הם מעולים. 

יש מוצרים שהשימוש בהם הוא תדיר ולכן עבור כל משרד יש צורך ברכישת כמויות גדולות כמו לדוגמה נייר 4 – A לצילום ולהדפסה, עטים, מוצרים למחשב כמו עכברים אלחוטיים, קלסרים, תיקי אחסון, מוצרים חד פעמיים, שתייה ועוד.

במקרים האלו כדאי לבחור ספק של ציוד משרדי סיטונאי כיוון שהוא מציע מארזים גדולים מכל פריט ולכן העלויות אצלו הן זולות באופן מהותי מהספקים הרגילים. מנהלי הרכש בודקים בדרך כלל באתרי האינטרנט השונים של ספקי ציוד משרדי מהן האפשרויות הזולות ביותר ובהתאם לכך הם מבצעים את ההזמנה.

לא אחת לאור המחירים הנמוכים כדאי לבצע הזמנות מרוכזות אצל הספקים הסיטונאיים של פריטים מסוימים כמו נייר צילום ואילו את שאר ההזמנה לבצע אצל ספקי ציוד משרדי לעסקים אשר מספק מבחר גדול של פריטים על פי ההזמנה.

ברוב המקרים למנהלי הרכש יש אומדן של צריכת המוצרים השונים במשרד שלהם. החיסכון בהוצאות החודשיות הוא נושא מהותי בכל עסק ולכן הם פועלים בכמה שלבים:

1. מבצעים השוואת מחירים למוצרים ספציפיים שיש בהם שימוש נרחב כמו לדוגמה עטים, דיו ספציפי למדפסת, קלסרים בגודל מסוים, שקיות אשפה, מוצרי טואלטיקה וכו'. 
2. לאחר שיש טבלה מסודרת הם מנהלים משא ומתן על הזמנה רלוונטית ועל פי היקף הכמויות שלה הספק נותן הצעת מחיר נמוכה ככל שהוא יכול.
3. בהתאם לכך בוחר מנהל הרכש את הספק שהוא הזול ביותר ומזמין את הסחורה הנדרשת.

כדי להקל על ביצוע הזמנת ציוד משרדי כל מנהל רכש בוחר את השיטה שהיא הנכונה ביותר עבורו. העיקרון הוא להשתמש שוב ושוב ברשימה הבסיסית כיוון שברוב המקרים מדובר בהזמנות זהות או מאד דומות. את הרשימה הזו מעדכנים בעת הכנת ההזמנה העכשווית ועבודה בדרך זו חוסכת זמן ומייעלת מאד את תהליך רכישת הציוד. 

• רצוי להחליט מראש בהתאם להיקפי הצריכה אם לבצע הזמנה שבועית, דו שבועית או חודשית. קביעה זו תעשה סדר ורמת המלאי הנחוצה תישמר לאורך כל הזמן. 
• בהתאם לכמות העובדים מכינים רשימת ציוד משרדי שהיא מחולקת לפי מחלקות כמו לדוגמה:
  • ציוד משרדי כמו עפרונות, עטים, מהדקים, סרגלים, נייר דבק, סיכות לשדכן ועוד.
  • לוחות תכנון מחיקים על פי הגודל הנכון לכל חדר ישיבות.
  • ציוד היקפי למחשבים כמו עכברים, מקלדות, מדפסות ועוד.
  • מוצרי נייר כמו מחברות בכריכה קשה או רכה, פנקסים, בלוקים לכתיבה, דפי ממו מרובעים, נייר צילום 4 A , 3 A וכו'. 
  • מוצרי אחסון כמו שמרדפים דקים או עבים, קלסרים, תיקיות, חוצצים. 
  • מוצרי אריזה כמו קרטונים בגדלים שונים, נייר דבק עבה, חבלים, סרטי קישוט ועוד. 
  • מוצרים טכנולוגיים כמו אוזניות קשת, אוזניות אפל, מטענים לטלפונים סלולריים, מתאמי כבלים, כרטיסי זיכרון למצלמה ועוד. 
  • חומרי ניקוי כמו אקונומיקה ומוצרים ייעודיים לניקוי כללי, לניקוי השירותים, מטליות לניקוי הרצפה, מטליות לניקוי משטחי העבודה, שקיות אשפה, נייר טואלט, נייר לניגוב ידיים, סבון כלים למטבח, סבון ידיים לשירותים ועוד. 
  • מוצרים חד פעמיים כמו צלחות בגדלים שונים, כוסות לשתייה קרה, כוסות לשתייה חמה, סכו"ם, מפיות ועוד.
  • כיבוד עבור העובדים ועבור האורחים, בהתאם להרגלי האירוח ולכמות הישיבות. עוגיות, בייגלה, סוכר, קפה לסוגיו השונות כמו קפה נמס, קפה מגורען, קפה שחור וקפסולות עבור מכונת הקפה, משקאות קלים, קרקרים ועוד. 
  • מוצרי חלב כמו חלב לסוגיו, חלב רגיל, חלב סויה, שקדים וכו', יוגורט, גבינות, חמאה למריחה ועוד. 

הקמת עסק מלווה בהתרגשות גדולה, חיפוש המשרד המתאים, ביצוע שיפוץ, הניקיון הסופי והאושר לראות את המשרד המעוצב במלוא יופיו. זה הזמן לבצע את הזמנת ריהוט לעסק בהתאם לגודלו של המשרד, לכמות העובדים ולשיטות העבודה.

יש משרדים כמו לדוגמה משרדים של עורכי דין אשר כל אחד מהם זקוק לשקט ולריכוז ומצד שני למקום לאירוח לקוחות בודדים. לכן הנוחות המקסימלית תהיה של חדר לכל עורך דין ומזמינים עבורו ריהוט כמו שולחן משרדי גדול, ארוניות, מדפים, כיסא משרדי, הדום לרגליים ועוד. המגמה היא לקנות מוצרים זהים כדי ליצור אחידות ועיצוב זהה בכל החדרים. 

במשרדים אחרים כמו במוקדי שירות, שיטת העבודה היא באמצעות open space. לאולם גדול יש צורך בהזמנה של פריטי ריהוט רבים אשר מוצבים זה לצד זה ובהתאם לשעות העבודה מתחלפים העובדים שיושבים ליד כל שולחן. גם עבורם מבצעים הזמנה מרוכזת של הריהוט והציוד על פי עיצוב משרד העסק אשר נקבע בדרך כלל על ידי מעצב הפנים שמלווה פרויקט זה. שולחנות לבנים או צבעוניים, כיסאות משרדים בגוונים זהים, מחשבים, סורקים ועוד. 

הנראות של המשרד היא הדבר הראשון שרואה כל אורח שמגיע למשרד וכיוון שאין הזדמנות שנייה לרושם ראשוני ההזמנה של הריהוט נקבעת כחלק ממיתוג העסק ולכן אפשר לראות גם שלט גדול עם שמו של העסק שמתנוסס במקום בולט בכניסה למשרד והוא כולל את צבעי הלוגו המוכרים של החברה.

בחירה של ספק ציוד משרדי אינה עניין של מה בכך. יש חשיבות רבה לקבלת מוצרים שהם בטיב מעולה אשר יגיעו למשרד בהתאם ללוח הזמנים שנקבע. לא אחת מנהל הרכש מבצע הזמנה ליום מסוים כיוון שהוא יודע שלמוחרת יש ישיבה רבת משתתפים ולכן הוא זקוק לכמות גדולה של עטים, מחברות, כלים חד פעמיים, שתייה, מוצרי מזון לכיבוד ועוד. 

הוא מזמין מראש את כל הפריטים הנחוצים ואי הגעה של המשלוח במועד שנקבע עלולה ליצור מצבים בעייתיים שישפיעו על ההתנהלות בחברה, קנייה מידית במקום אחר, או עוגמת נפש מול האורחים. 

זו הסיבה שלפני ההזמנה או עבודה עם ספק מסוים, כל מנהל רכש מחפש חברת שליחויות מומלצת ולכן הוא מבצע שתי פעולות חשובות:

1. משוחח עם קולגות כדי לקבל מהם המלצה על חברת שליחויות אמינה שמבצעת את כל השליחויות במועד ולכן אפשר לסמוך על הצוותים שלהם שיספקו כל הזמנה במועד הנכון ועד פתח המשרד.
2. בדיקה באתרי האינטרנט וקריאת חוות דעת חיוביות או דיס המלצות על חברה זו או אחרת. לאחר מכן קל הרבה יותר לגבש החלטה ולבחור חברת שליחויות זו או אחרת שיש לה מוניטין גבוה ואפשר ליהנות מהתנהלות תקינה ונורמטיבית איתה.

העובדה שיש במחסן ובמטבח המשרדי את כל הפריטים הנחוצים תמיד, יוצרת שקט נפשי בכל משרד. לכן האחראי על הקניות דואג לבצע את ההזמנות בתכיפות הנחוצה, ומחפש את המחירים האטרקטיביים ביותר. בדרך כלל מאד נוח לעבוד עם ספק אחד לאורך זמן אך עם זאת חשוב לא להיות שאננים ולבדוק מדי פעם את העלויות, כדי לוודא שהתנאים המיטביים אכן נשמרים. 

מעבר לכך יש חשיבות לצורת התשלום, יש אתרי אינטרנט שבהם משלמים בתום ההזמנה באמצעות כרטיס האשראי של החברה ויש אתרים אחרים שבהם מרכזים את העלויות של כל המשלוחים במהלך החודש ומפיקים חשבונית אחת מרוכזת וכך מנהלי החשבונות מבצעים העברה בנקאית חודשית אחת בהתאם לתנאי התשלום שנקבעו בהסכם בין הלקוח לספק. 

החברות הגדולות לציוד משרדי נוהגות לעדכן את הלקוחות באמצעות הודעות ווטס אפ או במייל מעת לעת לגבי מוצרים חדשים שהן משווקות לנוחותם של העסקים, כמו שקיות להכנת מרק מהיר בחורף. לא אחת מדובר באפשרות שהיא באמת נוחה מאד למשרדים השונים ולכן מנהלי הרכש מוסיפים את הפריטים הרלוונטיים לרשימת הקניות.