חשבון עסקה – כל מה שאתם צריכים לדעת

חשבון עסקה המכונה לרוב גם חשבונית עסקה, אינו מהווה מסמך חשבונאי ומשמש בעיקר לצורך דרישת תשלום ותיעוד פרטי העסקה בין הספק ללקוח. כך שבעל העסק אינו נדרש לשלם מס כלשהו בעבור הנפקת החשבונית ואין צורך לדווח עליה לרשויות המס. זאת בניגוד לחשבונית מס המהווה אף היא דרישת תשלום, אך משמשת כמסמך חשבונאי לכל דבר ומחייבת תשלום מס לצורך הזדכות מול מס הכנסה לאחר קבלת התשלום.

חשבון עסקה מאפשר לנו לעקוב טוב יותר אחר ההתנהלות העסקית והכספית של העסק ולמנוע מצבים של אי בהירות או חוסר הבנה לגבי עסקה כזו או אחרת. כך שבמסמך עצמו ניתן לציין פרטים מסוימים כמו – סוג השירות שניתן ללקוח, שם המוצר, התמחור בעבור אותו שירות ומספר הפעמים שהוא ניתן. בדרך זו ניתן לתעד את אופי העסקה ולוודא כי יש הסכמה מלאה בין הספק ללקוח.

כל בעל עסק נדרש להנפיק מסמכים חשבונאיים שונים בהתאם להתאגדות העסקית אליה הוא משתייך. כך לדוגמא – עוסק פטור נדרש להוציא קבלה לאחר קבלת התשלום ואילו עוסק מורשה נדרש להוציא חשבונית מס קבלה. לעומת זאת, חשבון עסקה עשוי לשמש את כל סוגי ההתאגדויות, בין אם מדובר בעוסק פטור, עוסק מורשה או חברה בע"מ.

בנקודה זו חשוב להתעכב מעט על ההבדלים בין עוסק פטור לעוסק מורשה, כדי להבין עד כמה השימוש בחשבון עסקה עשוי להקל על ההתנהלות העסקית של כל סוגי העוסקים.
כאמור, עוסק פטור הינו פטור ממע"מ, כך שהוא אינו מורשה להוציא חשבונית מס, אך מחויב להנפיק קבלה לאחר קבלת התשלום מהלקוח. כאשר הוא נדרש להוציא מסמך המעיד על ביצוע העסקה בטרם קבלת התשלום, יש באפשרותו להנפיק עבור הלקוח חשבון עסקה, שאינו מהווה כאמור מסמך חשבונאי ולא מחייב אותו בתשלום מס.

עוסק מורשה לעומת זאת, מחויב על פי חוק להנפיק דרישת תשלום עבור הלקוח בעת ביצוע העסקה, בתוספת חשבונית מס קבלה המונפקת לאחר קבלת התשלום המלא. לצד זאת, הנפקת חשבונית מס מחייבת את העוסק בתשלום מס, עליו הוא מזדכה על ידי מס הכנסה לאחר קבלת התשלום המלא מהלקוח.

עד שנת 2012 ספקים נדרשו לעתים להנפיק חשבונית מס או קבלה עבור לקוחות כתנאי לקבלת התשלום. כך שרבים מהם נאלצו למעשה לשלם מס עוד בטרם קיבלו תמורה מלאה על עבודתם. כיום לעומת זאת, בעקבות תיקון 42 לחוק מע"מ, עוסק מורשה הנדרש להנפיק דרישת תשלום, אינו מחויב להנפיק חשבונית מס לפני קבלת התשלום ויכול להנפיק במקום זאת חשבון עסקה, ללא תשלום מע"מ מראש. כך שאת החשבונית מס הוא מנפיק לאחר ביצוע התשלום בתוספת קבלה.

אפשרות זו מקלה על עוסקים מורשים רבים ומאפשרת להם להימנע ממצב של תשלום מס מראש. יתרון זה בולט במיוחד במקרים בהם העוסק מחויב לתנאי תשלום פחות גמישים כמו שוטף+, כאשר לעתים עובר זמן רב בין מועד ביצוע העסקה עד לקבלת התשלום.

כך שבסופו של יום, האפשרות של חשבון עסקה לעוסק פטור או עוסק מורשה, משמשת אמצעי לצורך תיעוד העסקה בין הספק ללקוח ומאפשרת לעסק מרווח נשימה מסוים עד למועד קבלת התשלום.

חשבון עסקה ניתן להנפקה באופן ידני או דיגיטלי, אך לרוב רצוי להשתמש בפורמט אחיד שישמש אתכם בעתיד לצורך עסקאות נוספות. במסמך עצמו יש לציין פרטים רלוונטיים של העסק, כמו – שם העסק, תעודת זהות או מספר ח.פ, כתובת, שם הלקוח אליו מיועד המסמך וכד'.

בנוסף, יש לכלול פרטים נוספים המתייחסים לעסקה הספציפית בין העסק ללקוח וביניהם – תיאור השירות שניתן ללקוח, סכום החשבון, כמות המוצרים וחתימת הלקוח.

בשנים האחרונות יותר ויותר עצמאים עוברים לשימוש בחשבוניות דיגיטליות המונפקות באמצעות תוכנות מקוונות שונות. תוכנות אלו מאפשרות להנפיק מגוון רחב של חשבוניות כמו חשבון עסקה לדוגמא, לרכז את כל המסמכים הנחוצים לניהול העסק במקום אחד ולסייע באיזשהו אופן במאבק המתמשך למען הגנת הסביבה.

מעבר לכך, מערכות אלו מאפשרות הנפקה של מסמכים נוספים מתוך מסמך קיים, מבלי למלא שוב את פרטי החשבונית. כך שאם הנפקתם עבור לקוח מסוים חשבון עסקה, לאחר קבלת התשלום תוכלו להנפיק עבורו קבלה או חשבונית מס ישירות מתוך אותו מסמך ללא מילוי של חשבונית נוספת. כמו כן, אותן אפליקציות מאפשרות שליחה של המסמך ללקוח בווטסאפ או במייל, ישירות מתוך האפליקציה, כך שאין צורך להוריד את המסמך למחשב ולשלוח אותו ללקוח בנפרד.

שימוש רציף בחשבון עסקה, יסייע לכם בארגון פעילות העסק ותיעוד כל העסקאות שביצעתם לאורך הזמן. לצד זאת, על מנת לייעל את התהליך, רצוי להשתמש במערכות להפקת חשבוניות דיגיטליות המאפשרות הנפקת חשבוניות באופן פשוט, סביבתי ומהיר, לצד ריכוז של כל המסמכים הרלוונטיים עבור העסק.