לפני הגשת הצעת המחיר כדאי לגבש חשיבה לגבי הצרכים של הלקוח, מה חשוב עבורו ולמה הוא מצפה. מדוע הוא פנה אליכם לקבלת הצעת המחיר, מהו הייחוד בעסק שלכם שהוא חשוב עבורו. אם הלקוח ציין את סדר הגודל של העלויות שעליהן חשב, חשוב להתחשב בכך כדי לא להגיש הצעת מחיר שהיא אינה ריאלית. סנכרון זה יגביר את הסיכויים לקבלת העבודה בפועל ולכן זהו שלב מהותי לפני הגשת ההצעה בפועל.

כמו כן לכך כדאי לחשוב מהו סדר העדיפויות שלכם וזאת כדי ליצור שילוב מנצח, זו יכולה להיות עסקה במחיר זול כדי לקלוט לקוח חשוב לשורה של לקוחות החברה. אם יש העדפה לעסקה ארוכת טווח כמו ריטיינר, שתיצור הכנסה בטוחה וקבועה לחברה בכל חודש ולכן היא כדאית במחיר שהוא נמוך מהממוצע, או לחלופין אינכם מעוניינים לעבוד במחיר מופחת ולכן זו תהיה הצעה יקרה ללא מתן הנחה.

קיימת סבירות גבוהה שהלקוח שפנה אליכם לצורך קבלת הצעת מחיר, פנה גם לגורמים נוספים בשוק. לכן ההיערכות שלכם אמורה לכלול גם את הצפי של הצעת המחיר המקבילה שיקבל מהגורמים המתחרים. 

עם הזמן כל בעל עסק וגם העובדים הבכירים תוהים על קנקנם של הגורמים הללו והם יודעים מתוך אתר האינטרנט או מתוך דף הפייסבוק שלהם, פרטים על פרויקטים שהם ביצעו, על אופן ההתנהלות ועל נתונים נוספים, אשר שופכים אור על המיזמים או על המוצרים שלהם.

לכן יש לכלול בהצעת המחיר את היתרונות שלכם וגם המלצות של לקוחות מרוצים, כדי שהלקוח יבצע השוואה מול המתחרים ויבחר לבצע את הפעילות אתכם לאור היתרונות שלכם כמו לדוגמה העובדה שאתם חברים באיגוד מקצועי של אנשי מקצוע בסיווג זה, או לאור וותק רב שנים בנישה ספציפית שהיא קריטית לפרויקט מסוים.

בראש הדף של הצעת המחיר יש לרשום באופן ברור את כל פרטי ההתקשרות שכוללים את כתובתו של המציע, כתובת המייל שלו, מספר הטלפון במשרד, מספר הטלפון הסלולרי וכל פרט חשוב נוסף.

חשוב להתאים באופן מדויק את התוכן של הצעת המחיר ללקוח הפרטני ולא ליצור דפוס רישום קבוע לכל הלקוחות. כל לקוח יחוש אם מדובר בפנייה שתואמת את הנתונים הספציפיים שלו, או פנייה שהיא כללית ולא ממוקדת. את ההצעה יש לכתוב בשפה השגורה בפיו של מקבל ההצעה והיא השפה המקובלת כמו אנגלית, עברית, ערבית או כל שפה בין לאומית אחרת.

קיימת חשיבות רבה של הקפדה על לשון תקינה, שפה ברורה ומובנת, כיתוב ללא שגיאות כתיב ורישום באמצעות גופן שהוא נוח לקריאה. 

בדרך זו גם אם הצעת המחיר תהיה גבוהה, היא עשויה לעבור כיוון שהלקוח יעריך את הרזומה של מציע ההצעה ולכן הוא לא יסתכל רק על המחיר, כיוון שברור לו שזה כדאי עבורו. אם תצרפו לכך גם המלצות של לקוחות פעילים שלכם, הרושם יהיה מאד משמעותי וקיימת סבירות גבוהה שההחלטה שתתקבל היא לקבל את הצעת המחיר הזו. 

הלקוח זקוק לעבודה שלכם ולכן חשוב להעביר את המסר באופן נעים ומובן ולא להשתמש בשפה גבוהה מדי או במילים מקצועיות שהן מתוחכמות והלקוח לא יבין אותן. התנהלות בדרך זו תיצור מצב של אנטי לאור חוסר ההבנה ולכן קיימת סבירות גבוהה שהתשובה תהיה שלילית. כדי להימנע מהמצבים הללו יש לכתוב בשפה יפה, מילים מובנות ורגילות וכך הצד השני יבין את מלוא המלל באופן מושלם.

כל הצעת מחיר אמורה להיות מאד מפורטת ולכלול את כל הנתונים. בהתאם לסוג ההצעה היא תכלול הסבר של תהליכים כמו בפס ייצור, את כמות שעות העבודה שיש להקדיש להליך מסוים שמוצע בהצעה כמו תכנות. יש לציין עלות לשעה ואם סך השעות בפועל יהיה יותר מכמות השעות המשוערת לביצוע מלוא המשימה, יש ליידע את הלקוח מראש מה יהיה התמחור עבור כל שעת עבודה נוספת. 

כמו כן יש לכלול בהצעה מוצרים או מרכיבים שונים בכמות הנדרשת, או שלבים של שיפוץ תוך רישום כמה זמן ייקח כל שלב ומהי העלות שלו מתוך סך הפרויקט. פרט חשוב ביותר הוא קביעת לוח הזמנים, מתי יוכל הספק להתחיל בביצוע עבודה זו ותוך כמה זמן היא תסתיים על פי ההערכה שלו.

אופן הכתיבה של ההצעה הוא משמעותי וחשוב שיהיה בשפה נכונה ובסגנון מכובד. מי שאינו בטוח באופן הרישום שלו יכול להיעזר באיש שיווק, או בדוגמאות מקבילות שקיימות באינטרנט.

המחיר הנמוך קורץ ללקוחות רבים אך אין זה אומר שיש לתת הצעת מחיר נמוכה שתיצור הפסד בעסקה הנוכחית. יש להביא בחשבון גם שלקוחות שמבקשים הנחה כיוון שהם מבטיחים עבודה לטווח הארוך, לא תמיד עומדים בהבטחות שלהם. לכן יש להתייחס לכל הצעת מחיר באופן פרטני על כל השלכותיה. עלול להיווצר מצב שאכן הצעת המחיר תאושר ובשלב שני כשהספק ירצה להעלות את המחיר כדי לקבל את הסכום התואם את ההשקעה שלו, התשובה של הלקוח תהיה שהוא אינו מוכן להעלות את המחיר.

הצעת המחיר חייבת להיראות מקצועית ולכלול מידע שהוא אקוטי עבור הלקוח. יש מקרים שבהם הנתונים קיימים ולכן הספק יכול להגיש הצעת מחיר תוך פרק זמן קצר. יש גם מקרים אחרים שבהם יש לבדוק נתונים חיצוניים ולכן פרק הזמן אשר נדרש לצורך הכנת הצעת המחיר יהיה ארוך הרבה יותר. בהצעות מחיר מורכבות כדאי להכין טיוטה הכוללת את התחשיב שעל פיו נקבעה הצעת המחיר כדי שאפשר יהיה עם קבלת אישור הביצוע לוודא את העלויות ואת הברקודים של כל הרכיבים.

בהצעות מחיר של פרויקטים רחבי היקף, הלקוח אשר מבקש הצעת המחיר, מעוניין לתאם פגישה מקדימה וזאת לצורך העברת מלוא המידע. לכן יש להתייחס לכל נקודה שמעלה הלקוח ובהתאם לכך להכין את הצעת המחיר אשר תכלול את כל בקשותיו.

לצורך כך יכין הספק פירוט של כל המוצרים, את העלויות שלו, תיאור של כל אחד מהם ואת פירוט התמחור הסופי לצרכן. בדרך זו אפשר יהיה לראות בבירור את ריכוז העלויות, איפה אפשר להתגמש וכך יהיה הרבה יותר קל יותר לקבוע מחיר סופי.

הכנת הצעת מחיר דורשת התמקצעות ולכן מי שאינו בקיא בכך, כדאי שיקבל הדרכה מקולגות במקום העבודה על הנקודות החשובות שיש לכלול בכל הצעת מחיר ובמיוחד אם מדובר בלקוח שהוא פעיל והקולגות מכירים כבר את נקודות התורפה שלו. גם אם מדובר בלקוח חדש, חשוב לקבל הנחיות כדי להציע הצעה אשר תואמת את הלך הרוח בתחום זה.

הצעות מחיר שולחים רק בקובץ סגור כמו PDF כדי שהצד השני לא יבצע בו שינויים כלשהם. לאחר העברת המייל, יש לוודא שאכן הלקוח קיבל אותה, כדי שלא יוצר מצב שבו כתובת המייל הייתה שגויה או שהמייל נכנס לדואר זבל.

בהצעות מחיר רבות יש חלק שהוא טכני וחלק שהוא שיווקי ולכן יש להפריד בין שני החלקים הללו. בחלק השיווקי רושמים את הייחוד המקצועי של כותב ההצעה, המסוגלות והיכולות שלו, כמו כן מהו הערך המוסף שיתווסף ללקוח לאור הפעילות של מציע ההצעה למותג.

בחלק הטכני מציע ההצעה יספר על כך שהוא מנוסה בנישה זה ולכן יוכל לעמוד במשימה הזו ולבצע אותה על כל רבדיה באופן אחראי ומיומן.

כמו כן לכך כדאי לרשום מידע על תהליך העבודה, רישומים של ממליצים ולצרף קישורים ללקוחות אשר בוצעה עבורם עבודה מוצלחת דומה, וכך הוא יכול לראות את זה באופן ברור ומוחשי.

בחלק התחתון של ההצעה יש לרשום את העלות ואם היא כוללת מע"מ, את תנאי התשלום, תקופת האחריות, מוגבלויות, מדיניות הביטולים, קניין רוחני, זמן אספקה וכל פרט נוסף הקשור להתנהלות עם הלקוח.

להצעות המחיר בתוכנות השונות קיים מבנה אחיד ולכן זו אופציה נוחה מאד להשתמש בתוכנה וכך לא שוכחים לכלול בה את מלוא הנתונים הרלוונטיים.

קיימת אפשרות להשתמש בתוכנה ייעודית כמו פרוספרו למעקב אחר הצעות מחיר אשר באמצעותה אפשר לראות את אופן ההתנהלות של הלקוח בנושא זה. אם הוא פתח את הצעת המחיר, כמה פעמים הוא עיין בה ולאורך כמה זמן ההצעה הייתה פתוחה אצלו על המסך בכל פעם שפתח אותה. בדרך זו אפשר לתהות על רמת החשיבות שמעניק הלקוח לנושא זה ואם הוא התעמק בה או לא. 

הצעת מחיר היא נושא חשוב ביותר ולכן יש לעשות כל שניתן כדי שלא יהיו בה ליקויים. אלו נקודות התורפה שיש לשים לב אליהן.

• מיתוג – בעיה בנראות של הצעת המחיר שאינה אסתטית, או אשר אינה מכילה את מלוא המידע של מציע ההצעה. הדבר מעיד על חוסר סדר וחוסר הבנה לחשיבותו של המיתוג שחייב להיות מובנה בכל הצעה.
  הגשת הצעת מחיר במועד מאוחר מדי, דבר שיוצר לא פעם חוסר ברלוונטיות כיוון שהלקוח קיבל הצעות מגורמים אחרים ולכן סגר עסקה עם אחד מהם. יש להגיש את ההצעה ביום קבלת הבקשה, או לכל היותר למחרת. עובד שלא מגיש את הצעת המחיר תוך פרק זמן קצר וסביר, עלול לפגוע במוניטין ובתדמית של החברה. דבר זה יגרור מצבים עתידיים שבהם גורם זה לא יפנה לחברה לצורך קבלת הצעת מחיר ולכן החברה תפסיד אפשרות של קבלת עבודה חדשה.

• טעויות במחירים או באפשרויות התשלום – יש לקרוא את ההצעה כמה וכמה פעמים לפני שולחים אותה, כדי לוודא שאין טעויות במחירים ובפירוט לגבי אפשרויות התשלומים. טעויות ברובד זה יוצרות התנהלות לא נעימה מול הלקוח אשר אמור לספוג עלויות נוספות ולעיתים ההפרש נופל על מציע ההצעה בסופו של דבר.

• התאמת ציפיות – יש לרשום באופן מפורט ביותר את מרכיבי ההצעה, כדי לא ליצור ציפיות לרכיבים מסוימים אשר אינם אמורים להיות כלולים בהצעה זו, אך הלקוח יחשוב שהוא אמור לקבל אותם. לעומת זאת אם כל מי שרוכש חבילה עסקית מסוימת מקבל כמו כן גם מתנה ספציפית שנלוות לערכה זו, חשוב לרשום זאת בגוף הצעת המחיר.

הלקוחות מקבלים הצעות מחיר באופן תדיר ובדרך כלל הן שבלוניות ודי דומות זו לזו. לכן כדאי להיות יצירתיים וליצור הצעות מחיר שהן יוצאות דופן. אפשר להוסיף להן צבע, ליצור מבנה ייחודי, דף נחיתה מסקרן, תמונה אותנטית, או להוסיף כל פרט שהוא שונה ויבדל הצעת מחיר זו מכל שאר הצעות המחיר. הדבר יהיה בולט ולכן מקבל ההצעה יזכור אותה לטובה כיוון שהיא חריגה.

כל הצעת מחיר תראה אסתטית ומרשימה, בעלת פונטים נאים ושוליים רחבים, כיוון שהיא מייצגת את החברה ומשמשת גם כחלון הראווה שלה מול גורמים מחוץ לארגון.

אפשר להוסיף משפט של אישיות ידועה אשר קשור לתחום זה, כיוון שלאמירה זו יש קשר ישיר וחשוב לתחום שבו עוסקת הצעת המחיר.

בכל הצעת מחיר אשר קשורה באספקה יש לרשום באופן מפורט ביותר את כל נושא הלוגיסטיקה. לקוחות בדרך כלל מעוניינים שההזמנה שלהם תגיע באופן מידי לאחר שהם חתמו על ההזמנה ושגרו אותה.

לא כל הציוד נמצא בהישג יד במרלו"ג ולכן יש לכתוב באופן מדויק, כמה ימי עבודה יעברו עד יום קבלת הפריט בפועל. לעיתים מדובר בפריט שאמור להגיע ממדינה מעבר לים ולכן יש להיות זהירים מאד בנושא מועד האספקה.

יש גורמים רבים שמשפיעים על מועד קבלת המשלוחים באוויר או בים ולכן יש לרשום סייגים לכל נושא האספקה, כדי שלא יוצרו מצבים שבהם יהיו איחורים באספקה לאור גורמים שלא תלויים במגיש הצעת המחיר. 

כמו כן יש לפרט את מה שכרוך בנושא ההתקנה, תוך כמה זמן היא תתבצע מיום האספקה ואם יש לכך עלויות נוספות.