ניהול ספרים – הדרישות על פי החוק וכיצד לקבל אישור

במדינת ישראל נקבעו הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) – התשל"ג 1973, בהן הוגדר כיצד נדרשים עסקים לנהל את רישומם החשבונאי של הכנסות, הוצאות, תנועות כספים וביצוע עבודות.

על פי החוק ובהתאם לדרישות מס הכנסה ומס ערך מוסף, חייב כל בעל עסק לנהל פנקסי חשבונות באופן רציף ומסודר, שמטרתם לשקף באופן אמיתי וברור את הפעילות החשבונאית המתבצעת בעסק. ניהול פנקסי החשבונות כולל בין היתר:

• רישום מלא של כלל ההכנסות וההוצאות של כסף בעסק. 
• רישומן של הוצאות חשבוניות מס (במקרה שמדובר בעוסק מורשה). 
• רישום הנפקת קבלות על כל סכום כסף שנגבה מלקוחותיו של העסק בעבור מוצריו או שירותיו. על בעל העסק לרשום באופן מיידי כל סכום שהתקבל בעסק, בין אם מדובר בתקבול באשראי, במזומן או בהמחאה ובין אם מדובר בתקבול כגון שיק דחוי או מקדמה.
• רישום שינויים במלאי העסק (הכנסות והוצאות).
• שמירתן של קבלות שהתקבלו בעבור הוצאות שונות של העסק ורישומן של הוצאות אלה.

כל אלו על פי המועדים הקבועים בחוק.

לניהול הספרים בהתאם להוראות שנקבעו על ידי מס הכנסה חשיבות רבה והוא מהווה בסיס לנתונים המדווחים הן לרשויות המס והן לגורמים אחרים ובהם ספקים, לקוחות, בעלי עניין ועוד. אי מילוי הוראות אלה או ניהול לקוי של הספרים עלול להביא לפסילתם של ספרי העסק ובכך לבעיות קריטיות מול רשות המיסים, העלולות מצד אחד לגרור סנקציות ומצד שני להוות מכשול בהתקשרות העסק עם לקוחות וספקים, הדורשים הוכחות להתנהלות חשבונאית חוקית ונכונה שלו.

ניהול תקין של הספרים, העומד בתקנות ובדרישות הרשות, מזכה את בעל העסק במסמך קריטי ביותר הנקרא "אישור ניהול ספרים". אישור זה הינו למעשה תעודה מטעם רשות המיסים, המעידה על כך שהעסק מתנהל באופן תקין מבחינת הדיווחים על הכנסותיו והוצאותיו ומקיים באופן מלא את הדרישות החוקיות הנוגעות לתיק המס שלו. אישור זה נדרש על ידי גופים רבים, כהוכחה לחוקיות פעילות ניהול החשבונות של הספקים איתם מתקשרים ומהווה מבחינת רבים מעין תעודת יושר ואישור פורמלי מרשויות המס על התנהלות חוקית ושקופה וכתנאי בסיסי להתקשרות.

ההוראות מחייבות כאמור את כלל העסקים בארץ, כאשר קיים הבדל בין ההוראות לעוסק פטור לבין אלה המיועדות לעוסק מורשה.

ניהול ספרים עוסק פטור – עוסק פטור מחוייב בניהול ספרים באופן פשוט, תוך הפקתה של קבלה עבור כל עסקה המבוצעת בעסק וניהול ספר תקבולים ותשלומים. הקבלה חייבת להיות מופקת מיד עם קבלת התשלום, שכן אי הפקתה ורישומה במועד קבלת התמורה עלולה להביא לפסילת הספרים של העסק. העוסק הפטור אינו רשאי לגבות מלקוחותיו מס ערך מוסף ובאותה מידה גם אינו רשאי לקזז את המע"מ מהחשבוניות אותן הוא מקבל.

ניהול ספרים עוסק מורשה – עוסק מורשה לעומת זאת מחוייב בניהול ספרים באופן מקיף ומורכב יותר ועל כן מומלץ שפעולה זו תבוצע על ידי איש מקצוע. הוראות ניהול הספרים הנוגעות לעוסק מורשה כוללות תוספות והוראות המצריכות ידע והבנה בתחום וככל שהעסק גדול יותר, כך נדרש להשקיע בניהול הספרים יותר זמן ומשאבים ולבצע פעולות מורכבות יותר. גם סוג הפעילות ואופן הגביה משפיעים על ניהול הספרים ומצריכים בדיקה מעמיקה והבנה של ההוראות החלות על העוסק המורשה לשם ניהול נכון של ספריו.

הוראות ניהול הספרים מחולקות לשלושה פרקים עיקריים: הוראות כלליות, תיעוד וספרי החשבונות:

פרק א' – הוראות כלליות

בפרק זה מופיעות ההוראות המחייבות את כלל העסקים וכוללות בין היתר הגדרות מושגים, הגדרת ניהול מערכת חשבונאית, נהלי גיבוי ושמירת מסמכים ועוד. פרק זה בא להבהיר את מהות ההוראות.

פרק ב – תיעוד 

פרק זה מגדיר לבעלי העסקים כיצד עליהם לבצע את רישום ותיעוד החשבוניות, הקבלות, תעודות המשלוח וכו' באופן אחיד ועל פי פורמטים תקניים, אשר יאפשרו דיווח אחיד לכל בעלי העסקים. הפרק מתווה למעשה את הכללים לפיהם יפיק בעל העסק את "תיעוד הפנים", בהתייחס למסמכים הבאים:

חשבוניות מס: מחוייבות במספור, העברת העתק למשלם, פרטי הנישום ומספר העוסק, תארי, פרטי המשלם והסכום לתשלום תוך פירוט המחיר לפני מע"מ, סכום המע"מ וסך החשבונית.

קבלות: מחוייבות במספור, העברת העתק למשלם, עליהן לכלול את פרטי העוסק והעסק, תאריך, שם המשלם והסכום ששולם, מהות התקבול וחתימתו של הנישום. 

תעודת משלוח: תעודת המשלוח מופקת עם הוצאתו של פריט מלאי מבית העסק, גם במקרים בהם הפריט שהוצא עדיין לא נמכר בפועל. יש לשים לב כי פעולת הפקת חשבונית מייתרת את הצורך בהפקת תעודת משלוח במועד הוצאתה של הסחורה מבית העסק. כמו כן, בניגוד לפרטים המופיעים על חשבונית, הפרטים המופיעים בתעודת המשלוח אינם חייבים לכלול מחירים.

תעודות זיכוי: תעודה זו, המופקת בגין זיכןי הניתן ללקוחות, צריכה גם היא לכלול את אותם הפרטים הנדרשים להפקת חשבונית מס ולהוות הוכחה למתן החזר כספי ללקוח, על תשלום שביצע  

יש לשים לב כי לא כל אחד מהמסמכים הנ"ל רלוונטי לכל סוג עוסק. כך, עוסק פטור למעשה לא יפיק קבלות, כפי שעוסק המעניק שירותים לא יפיק תעודות משלוח.

פרק ג' – ספרי החשבונות 

בפרק זה מפורטים סוגי ספרי החשבונות השונים, מאפייניהם וסוגי העסקים והפעילויות אליהם יש לשייך כל ספר ואותם מחובתו של בעל העסק לנהל. להלן תיאור קצר של סוגי ספרי החשבונות:

ספר תקבולים ותשלומים – זהו למעשה הספר העיקרי, בו מתועדות הכנסותיו והוצאותיו של העוסק, לצד המסמך המעיד על אותן הכנסות והוצאות ועל המועד בו הן בוצעו. ספר זה יכלול את כלל התשלומים והתקבולים ועל פי נתונים אלו יקבעו ויחושבו הכנסתו החייבת במס וסך חבות המס.

ספר קופה – ספר זה רלוונטי לעסקים המנהלים קופה ומיועד לשמש לתיעוד הכנסת כסף מזומן והוצאת כסף מזומן מהקופה, כאשר לצד כל תנועה בקופה יתועד גם מועד ביצועה. ספר הקופה מורכב בעיקרו מפלט הקופה (סרט הקבלה המודפס על קבלתו של כל תשלום) ובעסקים שאינם עושים שימוש במערכת אוטומטית ניתן לבסס אותו על רישום ידני.

ספר מלאי – כאשר מבוצע ניהול מלאי, ספר זה ינוהל לפי סוג הסחורה הנמכרת, תיעוד הכמות בתחילת השנה של הסחורה (לפי סוג), הכנסת והוצאת סחורה וכמות הסחורה בסוף השנה. על התיעוד בספר זה לכלול כאמור את כמות הסחורה, היחידה על פיה היא נמדדת ותאריך התנועה.

ספר כניסת סחורה – ספר הנוגע לכניסת סחורה לעסק על ידי ספק וכוללת פירוט של הסחורה וכמות, תאריך ופרטי ספק.

ספר ההזמנות – ספר המיועד לניהול הזמנות ומשקף את המידע על כל הזמנה, הכולל מספר סידורי, פרטי המזמין, ,תיאור הסחורה או השירות שהזמין ותאריך.

בכל שנה מתבצע תהליך של חידוש אישור ניהול הספרים של העסק. התהליך מתבצע מול רשות המיסים ובמידה והעסק עומד בכל הדרישות לניהול ספרים הנוגעות לו ומותאמות לפעילותו, הוא יהיה זכאי לאישור זה.

רשות המיסים הינה כאמור הגוף האחראי להנפקת אישור ניהול הספרים ומאפשרת לכל בעל עסק אשר פתח תיק ועומד בדרישות הדין, להפיק את האישור באופן עצמאי דרך אתר האינטרנט של הרשות. באמצעות זיהוי פשוט, תוכלו להיכנס למערכת הנפקת האישורים באזור האישי שלכם באתר ולקבל את האישור. את אישור זה תוכלו להציג ללקוחות או ספקים אשר ידרשו לבדוק את תקינות התנהלותכם בטרם יצירת התקשרות. 

לסיכום, חשוב לזכור כי ניהול ספרים תקין הינו כאמור פעולה מחייבת. על מנת לבצע אותה נכון ועל מנת לקבל אישור ניהול ספרים מס הכנסה, חשוב להתייחס למספר דגשים:

עמידה בדרישות המותאמות לפעילות העסק – לכל סוג עסק ובהתאם לפעילותו ולסוג העוסק, נקבעו בחוק הוראות ניהול ספרים ייעודיות. כבעלי עסקים, עליכם לבדוק ולהבין מהן הדרישות הנוגעות לעסק שלכם וליישם את הוראות אלה בפעילותכם.

משך שמירת מסמכים – ישנם מסמכים אשר החוק מגדיר כי על בעלי העסק לשמור אותם למשך תקופה, כך שיהיו זמינים להצגה במידת הצורך. בטרם השמדת או גריסת מידע או העברתו לארכיון, מומלץ להתעדכן לגבי משך הזמן הנדרש לשמרו. לשם הדוגמא, מסמכים הנוגעים לניהול העסק כגון קבלות על הוצאות ופנקסי חשבונות, יש לשמור למשך 7 שנים.

התייעצות עם גורמי מקצוע – ניהול ספרים אינה והתנהלות מול רשויות המס אינן פעולות פשוטות ולרבים אף לא ידועה צורת ההתנהלות הרצויה, הנכונה והתקינה. לכן, מומלץ מאד להיעזר באנשי מקצוע (פקיד שומה, רואה חשבון, יועץ מס) ועל אף שמדובר בהוצאת כספית, יש לזכור שהתנהלות לקויה או הקלת ראש ביישום דרישות החוק ויישומן, עלולות לחשוף את העסק ובעליו לסנקציות ולענישה.